ورود اطلاعات حسابداری

ورود اطلاعات حسابداری

سرفصل بندی حسابها در اول كار حسابهای خود را در سطوح گروه، کل، معین و تفصیل در نظر بگیرید، سپس مشخص كنید تا چه سرفصلی می خواهید ریز شوید(تا معین، تفصیل اول یا تفصیل دوم)؛ آنگاه تصمیم بگیرید هر یک از حسابها را در چه سطح از سرفصل ها می خواهید جای دهید. سپس موارد زیر را به ترتیب بررسی و ورود اطلاعات را شروع كنید

گروه حسابها را بررسی كنید؛ می توان گفت گروه حساب های پیش فرض برای همه مشتریان كافی است .(منوی حسابها - گروه حسابها):

بیشتر حسابهای كل مورد نیاز بصورت پیش فرض تعریف شده اند؛ در صورت نیاز به یك حساب كل خاص آن را ایجاد كنید. اشتباهی كه بیشتر پیمانكاران در حسابداری خود مرتكب می شوند این است كه یك حساب كل به نام "پروژه های درجریان" زیر گروه دارایی ها ایجاد می کنند و زیر این حساب كل، پروژه ها را تعریف می كنند؛ این در حالیست كه پروژه اصلاً ماهیت دارایی ندارد بلكه یك پروژه مجموعه ای از پیش دریافتها، هزینه ها و درآمدها است به همین خاطر پروژه ها را دراین قسمت تعریف نكنید بلكه در این قسمت حسابهای كل پیش دریافت، هزینه و درآمد مربوط به پروژه ها را تعریف كنید. (منوی حسابها - حسابهای كل)

حسابهای معین و تفصیل را بررسی و حسابهای مورد نیاز را استخراج كنید (منوی حسابها – حسابهای معین و حسابهای تفصیل) ؛ دقت كنید حسابهای صندوق، تنخواه گردان، مركز هزینه، مركز درآمد و حساب بانكی را دو روش دستی و سیستمی می توانید تعریف كنید. اگر روش دستی را انتخاب می كنید همه حسابهای معین  و تفصیل مورد نیاز را دستی تعریف كنید. اگر روش سیستمی را انتخاب كردید؛ وقتی که یكی از این موارد را بوسیله برنامه تعریف كنید، سیستم یك حساب معین یا تفصیل برای آنها ایجاد می كند. شمامی توانید به هریك از معین ها و تفصیل ها ماهیت اطلاعاتی بدهید برای مثال به یك معین ماهیت شخص بدهید؛ برای این كار باید اطلاعات پایه را وارد كنید. برای نوع تفصیل و معین می توانید نوع های جدید و مورد نیاز را تعریف كنید(منوی حسابها - درختواره معین و تفصیلی). در حسابهای معین ریز پیش دریافتها، هزینه ها و درآمدهای مربوط به پروژه ها را تعریف كنید و در سطح تفصیل اول تفصیل

ها را تعریف كنید و در سطح تفصیل اول تفصیل پروژه ها را ایجاد كنید و نوع تفصیل را برای آنها پروژه انتخاب كنید و در این قسمت پروژه آن را نیز تعریف كنید؛ سپس این تفصیل را به معین ها مورد نظر متصل كنید.

تذكر: ماهیت معین و تفصیلی هایی را كه دستی تعریف كرده اید می توانید تغییر دهید ولی ماهیت معین و تفصیلی های سیستمی ها را تغییر ندهید و نیز به هریک از اشخاص، پروژه ها، شركتها و موارد دیگر تنها یك معین یا تفصیل اختصاص دهید.

در موارد فوق كه سیستم سرفصل حسابداری تعریف می كند از لیست حسابهای خاص (منوی حسابها - حسابهای خاص) استفاده می كند، می توانید این قسمت را بررسی كنید اما اگر خواستید تغییری در آن ایجاد كنید با هماهنگی با شركت انجام دهید؛ در غیر اینصورت همه مسئولیت ناشی از این تغییر برعهده مشتری خواهد بود.

 اطلاعات پایه

اطلاعات پایه از طریق منوی"اطلاعات پایه" در اختیار شماست، برای برخی از اطلاعات پایه بصورت سیستمی سرفصل حسابداری تعریف شود كه عبارتند از حساب بانك(منوی حسابهای بانكی)، صندوق(منوی صندوقها)، تنخواه گردان(منوی تنخواه گردانها)، مركز هزینه(منوی مراكز هزینه) و مركز درآمد(منوی مراكز درآمد)؛ اگر برای هر یک از موارد بصورت دستی سرفصل تعریف كرده  اید از این موارد استفاده نكنید. اگر از این امكانات استفاده كردید سیستم یك سری امكانات نیز در این مورد در اختیار شما می گذارد. مثال اگر تعریف حسابهای بانكی از طریق سیستم انجام شود امكان تعریف دسته چك و چاپ چك نیز فراهم می شود.

برای برخی از اطلاعات پایه نیز بطور خودكار سرفصل حسابداری اختصاص داده نمی شود، كه عبارتند از اشخاص، شركتها و پروژه ها و می توان در تعریف حساب معین و تفصیل از این وارد استفاده كرد. منوی این موارد به همان نام خودشان در منوی اطلاعات پایه قرار دارند

 ورود داده ها

اولین دوره مالی را كه می خواهید اطلاعات بدهید بعد از نصب برنامه تعرف كنید. یك تاریخ در این دوره انتخاب كنید كه مانده همه حسابها را درآن داشته باشید. اگر مانده حسابها در تاریخ انتخاب شده صفر باشد شما می توانید ثبت عملیات مالی را شروع كنید و نیازی به سند افتتاحیه نیست. ولی اگر حسابها مانده دارند که به احتمال قوی نیز به همین صورت است، دو روش را برای اعمال مانده  حسابها در پیش بگیرید.

روش سیستمی: در روش سیستمی اول شما بوسیله خود برنامه سند افتتاحیه را ایجاد میكنید و كارتان آسانتر است؛ برای این كار از منوی "عملیات سال مالی" منوی "مانده اول حسابها" را انتخاب كنید، یك فرم برای شما باز میشود كه به قسمت های "صندوقها"، "حسابهای بانكی"، "تنخواه گردانها"، "مراكز هزینه"، "مراكز درآمد"، "چكهای دریافتی"، "چكهای پرداختنی" و "سایر حسابهای معین و تفصیل" تقسیم شده است؛ كافی است شما چكها و مانده هر یك از موارد را وارد كنید، برنامه مانده را در سند افتتاحیه اعمال می كند؛ اگر مانده ها را بعداً تغییر دهید، سند افتتاحیه توسط سیستم به روز خواهد شد

روش دستی: در روش دستی باید یك سند دستی از نوع افتتاحیه ایجاد كنید كه در این مورد بایستی همه مانده حسابها را دستی وارد كنید، در این روش جهت تسویه مانده اولیه حسابهای اسناد پرداختنی و دریافتنی مجبور هستید سند دستی ثبت كنید و صحت همه موارد را خودتان بررسی كنید در نتیجه كارتان كمی مشكل تر از روش اول خواهد شد.

در روش دستی دقت کنید که سند دستی حتماً بالانس باشد، روش دستی برای حسابداری نسخه پیشرفته امکان پذیر است. در روش سیستمی اگر نسخه حسابداری ساده باشد بایستی از طریق گزارش تراز کل یا معین چک شود که حسابها تراز هستند یا خیر در صورت تراز نبودن بایستی محل اختلاف استخراج و اصلاح شود، البته حتماً تیک مربوط به تراز آزمایشی زده شده باشد. در نسخه پیشرفته علاوه بر این امکان می توانید خود سند را نیز بررسی کنید. بعد از طی این مراحل می توانید تراکنش های مالی روزانه را ثبت کنید.: