دفتر کل حسابداری چیست؟ حساب ها بعد از طبقه بندی به صورت جداگانه در دفتر کل نگهداری می شوند. بر طبق قوانین تجارت در ایران استفاده از دفتر کل به صورت کارت مجاز نیست و تنها به صورت صفحاتی از یک دفتر قابل ارائه می باشد. در واقع دفتر کل قسمتی از سیستم حسابداری می باشد که برای آماده سازی صورت های مالی و یا ترازنامه ایجاد شده است. ترتیب نگارش حساب در این دفاتر مانند ترتیب حساب ها در ترازنامه می باشد.

در ابتدا اطلاعات درج شده در اسناد و مدارک معاملات در دفتر روزنامه درج می شود. رایجترین فرم برای حساب های دفتر کل استفاده از فرم تی T می باشد. موسسات عملا به جای استفاده از حساب های T از نمونه فرم های چاپی استفاده می کنند. اختصاص یک شماره به هر حساب از دفتر کل برای شناسایی آن الزامی می باشد. زیرا در صورت عدم شماره گذاری امکان طبقه بندی و گروه بندی حساب های مشابه وجود نخواهد داشت.

بخش های مختلف فرم حساب های دفتر کل

همانطور که اشاره شد، فرم حساب های دفتر کل همان فرم T می باشد. بنابراین در این دفتر هر کدام از طرفین به چندین ستون تقسیم بندی می شوند:

• نام اصلی حساب: نام و شماره حساب در بالای صفحات هر حساب دفتر کل باید نوشته شود.
• ستون درج تاریخ: بعد از ثبت در دفتر روزنامه همان تاریخ ثبت به عنوان تاریخ وقوع معامله در نظر گرفته می شود. ستون تاریخ به دو ستون جداگانه برای درج تاریخ روز و ماه بخش بندی می گردد.
• بخش شرح حساب: شرح کوتاه و مختصری از معاملات در این بخش درج می گردد. در برخی مواقع برخی از حسابداران تنها عبارت ” به شرح دفتر روزنامه ” را در این ستون درج می کنند.
• ستون عطف: در مقابل هر کدام از اقلام باید شماره صفحه روزنامه ثبت شود.
• بخش مبلغ: مبالغ بدهکار و بستانکار در دو ستون در این بخش درج می شوند.

ثبت و نوشتن دفتر کل باید طبق قوانین موجود انجام شود. در این دفتر هر صفحه یا برگه به یک حساب خاص اختصاص دارد. تمامی رویداد های مرتبط با همان حساب مانند تاریخ بدهکار و بستانکار شدن را در آن درج می کنیم.

تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه

همانطور که گفته شد از دفاتر کل برای تهیه صورت های مالی و ترازنامه ها استفاده می شود. این دفتر از دیدگاه علم حسابداری دارای بار مالی می باشد. هر کدام از حساب های یک شرکت دفتر روزنامه یک برگه و صفحه خاص خود را دارند. اما در دفتر روزنامه تمامی فعالیت های مالی یک شرکت و کلیه معاملات آن واحد اقتصادی بر حسب تاریخ و به ترتیب ثبت می شوند. دفتر کل و دفتر روزنامه در گروه دفاتر حسابداری به یکدیگر دفاتر رسمی و قانونی را تشکیل می دهند. دفاتر دیگر مانند دفتر تامین را دفاتر غیر رسمی یا کمکی می نامند. در نتیجه کار یک شرکت با نرم افزار حسابداری راحتتر می شود

در واقع دفتر روزنامه ، دفتر است که عملیات مالی یک شرکت در آن ثبت می شود. درج این عملیات بر اساس قانون و تجارت ایران باید همه روزه باشد و به طور کلی جمع واردات و صادرات شرکت در آن ثبت شود.