بهتر است در ابتدا توضیح، بدهیم که دفاتر قانونی چیست. طبق قانون مسبب، شرکت های حقوقی باید تمام رکورد های مالی خود را در دفاتری که در سامانه اسناد و املاک ثبت شده را تهیه کرده ودر آن تمامی فعالیت های مالی خود را ثبت کنند.

برای جلوگیری از تقلب دولت سامانه ایی را راه اندازی کرد که مودی میتواند با مراجعه به این سامانه دفتر خود با ذکر چند برگ بودن و جزیئات دیگر ثبت سفارش انجام دهد.

انواع دفاتر قانونی به چه شکل است؟

از نظر قانونی که در زمینه تجارت وضع شده دو نوع دفتر باید در آن شرح مبادلات ثبت بشود

• دفتر روزنامه
• دفتر کل

دفتر روزنامه: در هر شرکتی تمامی واقع شرکت اعم از خرید و فروش، حواله وچک هاو … باید بصورت روزانه ثبت شود.

دفتر کل: حسابها بعد از طبقه بندی، به صورت جداگانه در این دفتر ثبت میشوند.

کدام دسته از مشاغل شامل گرفتن دفاتر میباشند؟

طبق ماده 95 قانون مالیات های مستقیم تمامی مشاغل گروه الف و ب باید برای ثبت دفاتر خود در سامانه قبل از شروع سال مالی جدید اقدام کنند. یعنی از اواسط آذر ماه هر سال برای دفاتر سال جدید باید اقدام کنند تا از اول فروردین هر سال دفاتر آماده تحریر باشند، تا تمامی رویداد های مالی بصورت روزانه در آن ثبت شود.

گروه بندی مشاغل به دو گروه جدا میشوند.

گروه اول: مجموع مبلغ فروش کالا و خدمات سال قبل یا ده برابر در آمد مشمول مالیات قطعی شده (قبل از کسر معافیت) طبق آخرین برگ مالیات قطعی ( مجموع اصلی و متمم) عملکرد سال 1391 و به بعد که تا تاریخ قبل از شروع سال مالیاتی ابلاغ شده باشد، هر کدام بیشتر از مبلغ سی میلیارد و بیشتر باشد.

گروه دوم : هم مثل اول هستند.

مودیانی که در گروهای اول و دوم قرار نمی گیرند، جز گروه سوم محسوب می شوند.

گروه بندی صاحبان مشاغل ( نوع فعالیت ) اشخاص ذیل فارغ از حجم فعالیت از لحاظ تکالیف موضوع این آیین نامه تحریر دفاتر قانونی جزء مودیان گروه اول محسوب می شوند.

• دارندگان کارت بازرگانی (وارد کنندگان و صادر کنندگان)
• صاحبان کارخانه و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تاسیس و پروانه بهره برداری از وزارتخانه ذیریط .
• صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر.
• صاحبان کارخانه ها و واحدهای تولیدی و بهره برداران معادن دارای جواز تاسیس بهره یرداری از وزارتخانه ذیربط
• صاحبان هتل های سه ستاره و بالاتر .
• صاحبان بیمارستان، زایشگاها، کلینیک های تخصصی.
• صاحبان مشاغل صرافی
• فروشگاه های زنجیره ایی دارای مجوز فعالیت از وزارتخانه ذیربط.
• مودیان مالیاتی که در هر گروه از تقسیم بندی تحریر دفاتر قانونی قرار می گیرند، تا سه سال بعدی از نظر انجام تکالیف قانونی در طبقات پایین تر قرار نخواهند گرفت.
• در دوسال اول شروع شروع فعالیت صاحبان مشاغل به استثناء موانی که بر اساس نوع فعالیت در گروه اول قرار میگیرند، انتخاب گروه و انجام تکالیف قانونی مربوط به انتخاب مودی خواهند بود.
• صاحبان مشاغلی که در گروه های دوم یا سوم قرار میگیرند. میتوانند در هر سال مالیاتی نسب به انجام تکالیف گروه بالاتر اقدام نمایند. در این صورت مکلف به رعایت مقررات مربوط خواهند بود.

اهمیت نوشتن دفاتر

تحریر و نوشتن دفاتر قانونی از یک سری جهات بسیار مهم است اینکه مدارک باید تا ده سال نگهداری شود در اداره مالیات و بهترین شیوه ایی که میتوان از آنها نگهداری کرد بصورت نوشتاری در دفتری است که نه اطلاعات دستکاری شود و نه از بین برود. بنابراین طبق قانون تجارت باید تمام گردش های مالی هر مجموعه ایی درون دفاتر ثبت شود.وبعد ازارائه به امور مالیاتی و پرداخت مالیات مربوط به همان سال باید تا ده سال نگهداری شود.

چه نکاتی را باید هر حسابدار در مورد تحریر دفاتر بداند.

هر حسابدار باید بداند تحریر دفاتر کار سختی نیست و نیاز به آموزش خاصی ندارد، نکته کلیدی و قابل توجه این است که موقع تحریر دفاتر یک حسابدار باید آرامش و تمرکز داشته باشد.

در مکانی خلوت تحریر را شروع کنید تا تمرکز کافی داشته باشید.

زمانهایی که فکرتان مشغول است به هیچ وجه تحریر انجام ندهید.

روی سطرها بنویسید، بدون خط خوردگی و بدون اینکه سطری از قلم بیفتد. از لاک هم نباید استفاده کنید.

حواستان باشد انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب در دفتر کل با یک مورب نوشته شود.

ودکار مخصوص و روان داشته باشد.

حتما در فواصل تحریر استراحت کنید.

در صورتیکه که متوجه شدید تمرکز کافی ندارید دست از نوشتن بردارید.