تحریر دفاتر قانونی حسابداری یکی از خدمات شرکت های حسابداری می باشد. تحریر دفاتر به وسیله افراد مجرب و مسلط به نگارش انجام می شود. دفاتر حسابداری شامل دفتر کل و دفتر روزنامه از اصلی ترین دفاتر حسابداری برای اشخاص حقیقی و حقوقی محسوب می شوند. از دیگر دفاتر حسابداری می توان از دفتر مشاغل یا درآمد و هزینه نام برد که تحریر تمامی این دفاتر نیازمند تجربه و مهارت است.

هرگز بدون مشورت و راهنمایی از افراد با تجربه نباید اقدام به تحریر دفاتر حسابداری کرد. در صورت تحریر نادرست دفاتر حسابداری، موجب رد آن توسط حوزه های مالیاتی خواهیم شد. بهتر است برای جلوگیری از تحریر نادرست دفاتر، تحریر حسابداری را به یک موسسه حسابداری سپرد. همانطور که اشاره کردیم دو نوع دفتر اصلی قانونی داریم:

• دفتر کل
• دفتر روزنامه

تحریر دفاتر قانونی و مالیات علی الراس

تمامی مراحل و روال فعالیت های مالی یک شرکت در این دفاتر ثبت می شود. بعد از تحریر دفاتر قانونی، این دفاتر به اداره مالیاتی تحویل داده می شوند. بنابراین نکته مهم در این قسمت، تحریر درست و دقیق این دفاتر می باشد. اما در صورت تحریر درست و یا عدم تحریر درست دفاتر چه شرایطی ایجاد می شود؟

• در صورتی که تحریر دفاتر قانونی حسابداری مطابق با قوانین انجام شود، محاسبه مالیات به شیوه خود اظهاری انجام می شود.
• در صورت تحریر دفاتر قانونی بدون در نظر گرفتن موارد لازمه تحریر، مالیات به صورت علی الراس در نظر گرفته می شود.

ترجیحا سعی شود که هیچ گاه مالیات شرکت شما به صورت علی الراس در نظر گرفته نشود. هنگامی که اظهار نامه مالیاتی شرکت شما مورد پذیرش اداره امور مالیاتی واقع نشود و یا خودتان از تحویل آن به اداره امور مالیاتی امتناع کنید، در این صورت مالیات شما به صورت علی الراس محاسبه می شود. تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی وظیفه دارند که کلیه مباحث مالی و رویداد هایی که در شرکت رخ می دهند را به سازمان امور مالیاتی اطلاع دهند.

برای اطلاع رسانی به اداره امور مالیاتی از دفاتر قانونی شرکت استفاده می شود. شما با تحریر دفاتر قانونی شرکت می توانید تمامی گزارشات رویداد های مالی خود را ثبت و تحویل دهید. این دفاتر باید هموراه به روز نگه داشته شوند. در یک شرکت به صورت روزانه و هفتگی باید امکان ثبت رویداد ها و به روزرسانی دفاتر برای حسابدار فراهم شود.

روش تحریر دفاتر قانونی

همانطور که اشاره شد، تحریر دفاتر قانونی باید توسط اشخاص با تجریه صورت گیرد. تمامی اطلاعات و سرفصل ها باید بدون هیچ گونه فاصله زمانی در دفتر کل درج گردند. تحریر دفاتر حسابداری و کلیه مراحل ثبت آن باید به وسیله نرم افزار حسابداری صورت گیرد. استفاده از نرم افزار حسابداری در این مورد الزامی می باشد. در صورتی که هنگام تحریر دفاتر قانونی مشکلی پیش آمد می توان آن موارد را اصلاح نمود.

باید به این نکته توجه داشته باشید که باید تمامی رویداد های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه تا تاریخ 15 ماه بعد در دفتر کل نیز ثبت شده باشند. اما چه مواردی منجر به عدم تایید دفاتر و رد آن می شود؟

• عدم داشتن برگ در دفاتر و خارج شدن از حالت پلمپ
• عدم درج رویداد های مالی و وقایع شرکت در دفاتر قانونی
• استفاده از حاشیه دفاتر برای ثبت رویدادهای مالی
• استفاده از بین خطوط دفاتر برای ثبت وقایع و رویداد های مالی
• پاک کردن رویداد های ثبت شده در دفتر
• وجود صفحات خالی بین رویداد های ثبت شده
• عدم استفاده از اوراق بهادار طبق قانون مالیات های مستقیم
• تطابق نداشتن اطلاعات موجود در نرم افزار حسابداری با تحریر دفاتر
• استفاده از دفاتر سال گذشته و تحریر آنها
• عدم تطبیق اطلاعات موجود در سیستم های الکتریکی و دفاتر
• شماره گذاری دفاتر به صورت اشتباه هنگام تحریر
• درج اشتباه هزینه ها و درآمد ها در دفاتر
• استفاده از ابزار هایی که به راحتی قابل محو شدن هستند برای ثبت رویدادها
• قرار دادن سطر های خالی بین رویداد ها

بر اساس تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 27/11/1380 قانون مالیات های مستقیم، نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی به شرح زیر می باشد:

• مقررات و قوانین درج شده در این آیین نامه درباره مودیانی است که در موعد مقرر و تعیین شده ، ترازنامه و حساب سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود و زیان را با رعایت مقررات مربوط ارائه نمایند. صاحبان مشاغل باید با انتخاب یکی از روش های حسابداری بر اساس استانداردهای پذیرفته ، در سال های بعد نیز همان روش را در پیش بگیرند.
• تمامی دفاتر روزنامه و کل شامل مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل شامل دفتر درآمد و هزینه باید به فارسی تحریر شده باشد. اشتباه در شماره گذاری صفحات و همچنین اشتباهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتباری دفاتر نخواهد بود. نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع است. صاحبان مشاغل مشمول این آیین نامه وظیفه دارند برای هر سال مالی فقط از دفاتر امضاء، پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استفاده نمایند، مگر اینکه در طی سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضاء، پلمپ و ثبت کنند.
• نگهداری دفتر روزنامه واحد برای ثبت ودرج تمامی عملیات و یا دفاتر روزنامه متعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.