تحریر دفاتر قانونی حسابداری یکی از خدمات شرکت های حسابداری می باشد. تحریر دفاتر به وسیله افراد مجرب و مسلط به نگارش انجام می شود. دفاتر حسابداری شامل دفتر کل و دفتر روزنامه از اصلی ترین دفاتر حسابداری برای اشخاص حقیقی و حقوقی محسوب می شوند. از دیگر دفاتر حسابداری می توان از دفتر مشاغل یا درآمد و هزینه نام برد که تحریر تمامی این دفاتر نیازمند تجربه و مهارت است.
هرگز بدون مشورت و راهنمایی از افراد با تجربه نباید اقدام به تحریر دفاتر حسابداری کرد. در صورت تحریر نادرست دفاتر حسابداری، موجب رد آن توسط حوزه های مالیاتی خواهیم شد. بهتر است برای جلوگیری از تحریر نادرست دفاتر، تحریر حسابداری را به یک موسسه حسابداری سپرد. همانطور که اشاره کردیم دو نوع دفتر اصلی قانونی داریم:
تمامی مراحل و روال فعالیت های مالی یک شرکت در این دفاتر ثبت می شود. بعد از تحریر دفاتر قانونی، این دفاتر به اداره مالیاتی تحویل داده می شوند. بنابراین نکته مهم در این قسمت، تحریر درست و دقیق این دفاتر می باشد. اما در صورت تحریر درست و یا عدم تحریر درست دفاتر چه شرایطی ایجاد می شود؟
ترجیحا سعی شود که هیچ گاه مالیات شرکت شما به صورت علی الراس در نظر گرفته نشود. هنگامی که اظهار نامه مالیاتی شرکت شما مورد پذیرش اداره امور مالیاتی واقع نشود و یا خودتان از تحویل آن به اداره امور مالیاتی امتناع کنید، در این صورت مالیات شما به صورت علی الراس محاسبه می شود. تمامی اشخاص حقیقی و حقوقی وظیفه دارند که کلیه مباحث مالی و رویداد هایی که در شرکت رخ می دهند را به سازمان امور مالیاتی اطلاع دهند.
برای اطلاع رسانی به اداره امور مالیاتی از دفاتر قانونی شرکت استفاده می شود. شما با تحریر دفاتر قانونی شرکت می توانید تمامی گزارشات رویداد های مالی خود را ثبت و تحویل دهید. این دفاتر باید هموراه به روز نگه داشته شوند. در یک شرکت به صورت روزانه و هفتگی باید امکان ثبت رویداد ها و به روزرسانی دفاتر برای حسابدار فراهم شود.
همانطور که اشاره شد، تحریر دفاتر قانونی باید توسط اشخاص با تجریه صورت گیرد. تمامی اطلاعات و سرفصل ها باید بدون هیچ گونه فاصله زمانی در دفتر کل درج گردند. تحریر دفاتر حسابداری و کلیه مراحل ثبت آن باید به وسیله نرم افزار حسابداری صورت گیرد. استفاده از نرم افزار حسابداری در این مورد الزامی می باشد. در صورتی که هنگام تحریر دفاتر قانونی مشکلی پیش آمد می توان آن موارد را اصلاح نمود.
باید به این نکته توجه داشته باشید که باید تمامی رویداد های مالی ثبت شده در دفتر روزنامه تا تاریخ 15 ماه بعد در دفتر کل نیز ثبت شده باشند. اما چه مواردی منجر به عدم تایید دفاتر و رد آن می شود؟
بر اساس تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 27/11/1380 قانون مالیات های مستقیم، نحوه ثبت وقایع مالی و چگونگی تنظیم صورت های مالی نهایی به شرح زیر می باشد:
