تنخواه گردان حسابداری

تنخواه گردان حسابداری | انواع تنخواه گردان

راهنمای مطالعه

  • انواع تنخواه گردان
  • هدف از تنخواه گردانی حسابداری چیست؟
  • روش کار تنخواه گردان

 

مفهوم تنخواه گردان حسابداری چیست؟ جهت پرداخت ها و هزینه های جزیی شرکت مانند خرید غذا و کرایه تاکسی از وجوه نقدی استفاده می شود که در اصطلاح به آن تنخواه گفته می شود. مبالغ تنخواه در اختیار حسابداری قرار میگیرد و به شخصی که این مبالغ را در اختیار دارد ، تنخواه دار گفته می شود.

همانطور که اشاره شد وجه نقدی به یکی از کارکنان به عنوان مامور خرید شرکت تحویل داده می شود. رسید، فاکتور و قبض مربوط به هر تنخواه باید نزد تنخواه گردان نگه داشته شود. ممکن است هزینه های اندکی نیز شامل تنخواه شود و شخص مذکور باید تمامی مدارک تحویل تنخواه به کارکنان شرکت را نزد خود نگه دارد. رسید های دریافتی نیز در انتها به حسابدار شرکت تحویل داده می شوند. در مورد وجوه نقدی که به صورت تنخواه در اختیار کارکنان شرکت قرار داده می شود باید به نکاتی توجه کنیم:

  • تنخواه دار باید فردی قابل اعتماد و مورد تایید هیئت مدیره شرکت باشد.
  • منابع مالی تنخواه تنها باید صرف امور مالی شرکت قرار بگیرد.
  • به هیچ عنوان از منابع تنخواه نباید برای منافع شخصی کارکنان استفاده شود.
انواع تنخواه گردان

انواع تنخواه گردان

همانطور که در بالا اشاره شد، به افرادی که مسئولیت تنخواه گردانی را بر عهده می گیرند، تنخواه دار گفته می شود. انواع مختلفی از تنخواه گردانی در شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرد. تنخواه گردان ثابت و متغیر، نقدی، تعهدی و تنخواه گردان اصلی و فرعی از انواع مهم تنخواه گردانی در موسسات هستند.

  • تنخواه گردانی به صورت ثابت: در این نوع از تنخواه گردانی، هر ماه مبلغ مشخصی برای هزینه های شرکت در به تنخواه دار تحویل داده می شود. با توجه به نیاز ها و خرید های مرتبط با نیاز شرکت ، تنخواه دار مبالغ تنخواه گردانی را به حسابدار شرکت تحویل می دهد. تمامی هزینه ها در این نوع از تنخواه گردانی میزان ثابت و تعیین شده است.
  • تنخواه گردانی متغییر: در این شیوه برای تنخواه شرکت ، سقف مبلغی برای هزینه های شرکت تعیین می گردد. ممکن است هزینه های شرکت تا حد سقف تعیین شده و یا کمتر باشد. در پایان دوره تنخواه دار باید رسید های هزینه ها و میزان باقی مانده از تنخواه را به حسابداری تحویل دهد.

هدف از تنخواه گردانی حسابداری چیست؟

در چند دهه اخیر و در پی ایجاد شرکت های بزرگ تر با انواع فعالیتها و داشتن هزینه های ریز و درشت، نیاز به تنخواه گردانی بیشتر احساس می شود. هزینه های کوچک در مجموع موجب تحمیل هزینه های بزرگتری به شرکت می شود. بنابراین نیاز به ساماندهی این مبالغ از اولویت های اصلی یک شرکت است. تنها راه حل برای ثبت و پرداخت این هزینه های اضافی بهره گیری از تنخواه گردانی در شرکت می باشد. در ادامه اهداف تنخواه گردانی را شرح خواهیم داد:

کنترل کردن مبالغ و وجوه نقدی شرکت: با استفااده از روش تنخواه گردانی می توانیم بر روی تمامی هزینه های جزئی و نقدی شرکت کنترل و نظارت داشته باشیم. در این مورد تنها راه حل استفاده از روش تنخواه گردانی می باشد.

پرداخت سریع هزینه های اضافی: سرعت پرداخت هزینه های جزئی در یک شرکت بزرگ یک ویژگی مثبت تلقی می شود. دقت و سرعت در پرداخت هزینه های مختلف شرکت مانند هزینه های ضروری از امتیازات استفاده از تنخواه است.

کم تر شدن میزان حجم عملیات حسابداری: به علت تسریع در پرداخت هزینه ها از طریق تنخواه شاهد کاهش حجم عملیات حسابداری شرکت خواهیم بود. عدم نیاز به پرداخت های بانکی وقت گیر برای هزینه های اندک موجب کاهش حجم میزان عملیات های حسابداری در یک مجموعه خواهد شد.

کم تر شدن میزان حجم عملیات حسابداری

باید به این نکته توجه شود که قبل از افتتاح حساب تنخواه باید به موارد و نکات مختلفی توجه شود. با توجه به فرآیند پرداخت ها در تنخواه گردانی توجه به نکات زیر بسیار مهم می باشد:

  • وجوهی که در اختیار شخص تنخواه دار قرار می گیرد باید به وسیله هیئت مدیره شرکت تعیین شود.
  • دریافت رسید معتبر در ازای پرداخت های انجام شده
  • ارائه حساب فاکتور و قبض معتبر
  • نگه داری اسناد پرداختی توسط تنخواه دار
  • تایید صلاحیت شخص تنخواه دار
  • دریافت چک، سفته از تنخواه دار

روش کار تنخواه گردان

تنخواه دار یا دارنده تنخواه تنها مجاز به تامین مبلغ تنخواه از سازمان یا شرکت است. کلیه عملیات های مالی و پرداخت ها در تنخواه گردانی به هنگام پرداخت در حساب های مشخص ثبت خواهند شد. در بسیاری از شرکت ها پرداخت های تنخواه گردان ها به هزینه هایی مانند رستوران و تهیه غذا، تدارکات و حمل و نقل اختصاص می یابد. اسناد مرتبط با تنخواه گردان در دو مرحله مورد رسیدگی قرار می گیرند، قبل از پرداخت و بعد از پرداخت.

به عنوان مثال در برخی از مواقع دارنده تنخواه، خود دریافت کننده هزینه است که رسیدگی به آن با توجه به شناخت و آگاهی مسئول مالی و حسابداری انجام می شود. اما در صورتی که تنخواه دار ، تنها پرداخت کننده باشد، رسیدگی به آن بر اساس مقررات و قوانین در امور مالی انجام می شود. این موارد مربوط به رسیدگی های قبل از پرداخت است. در مورد رسیدگی بعد از پرداخت و اسناد پرداخت شده ، تمامی مدارک به امور مالی شرکت ارسال می گردد و طبق مقررات و قوانین بررسی های لازم انجام می شود.

تنخواه گردانی در نرم افزار حسابداری پیشرفته نیز قابل انجام است. کلیه امور مربوط به بانک، چک، اطلاعات پایه و صندوق ها در نرم افزار های حسابداری موجود است. با توجه به نکات ذکر شده استفاده از روش تنخواه گردانی در شرکت های بزرگ توصیه می شود.

این صفحه را به اشتراک بگذارید