در حسابداری یکی از کارهای مهم برای حسابداری ثبت و موجودی کالای آن شرکت یا موسسه میباشد. و از آنجایی که موجودی کالا ها یکی از مهمترین دارائی ها به حساب می آید. چه از نظر عددی و چه از نظر مالی با دو روش ثبت بنا به نیاز آن موسسه و بر اساس روش حسابدار انجام میشود. برای همین بیشتر حسابدار ها از دو روش ادواری و دائمی در ثبت زدن استفاده میکنند.
موجودی کالایی که در تراز نامه ثبت میشود. حساب خرید بدهکار و در فروش بستانکار میشود و از موجودی کالا در طول دوره مالی گردش ندارد ودر پایان سال با شمارش اجناس به عنوان موجودی پایان دوره و اول دوره سال جدید به حساب می آید.
معموالا از این روش در مواردی که گردش اجناس بالا با ارزش مالی پایین دارند استفاده میشود. مثل سوپر مارکت ها، خرازی ها و...
در این روش اگر حساب موجودی کالا با خرید یا برگشت از فروش افزایش پیدا کند. بدهکار و اگر با فروش یا برگشت از خرید ثبت شود بستانکار میشود. شمارش اقلام آن موسسه به صورت دائمی با افزایش یا کاهش کالا صورت میگیرد.و هر لحظه بدهکار و بستانکار ثبت میشود. در سیستم ادواری، ممکن است کالاها با کم شدن یا سرقت در روش ادواری اتفاق بیوفتد ولی در روش دائمی این اتفاق نمی افتد. زیرا حساب موجودی ها دائم با ارزش کالای موجود در انبار یکی است. ودر زمان خرید حساب موجودی کالا بدهکار میشود ودر هنگام فروش، بستانکار میشود.
در سیستم حسابداری در روش ثبت زدن در ادواری:موجودی کالا ها در آخر دوره صورت مالی گزارش داده میشود ودر طول دوره مالی نمیشود موجودی کالا گرفت و به خاطر اینکه امکان گزارش گیری، لحظه ایی نیست. بیشتر از این روش در شرکت هایی که نیاز دارند سالانه فقط یک بار، اقدام به شمارش کالا داشته باشند. مانند شرکت هایی که کالاهای ارزان قیمت به فروش میرسد.و به نوعی میشود گفت: که سیستم دائمی به خاطر شمارش زود به زود کالا و ثبت خرید و فروش کالا بهتر میشود از آن استفاده کرد.
