در زمانهای گذشته حسابداری به صورت دستی، کاغذی و سنتی انجام می‌گرفته است. شیوه سنتی حسابداری بسیار زمان‌بر بوده و همچنین احتمال خطا در آن زیاد بوده است. امروزه سازمانها، شرکتها، ادارات و غیره با خرید نرم افزار حسابداری، امور حسابداری و مالی سازمان خود را به انجام میرسانند. نرم افزارهای حسابداری امکانات ویژه‌ای را در اختیار افراد قرار میدهد. افراد باید با توجه به نوع کسب و کار و حیطه فعالیت خود، مناسبترین نوع نرم افزار حسابداری را انتخاب کنند. نوع نرم افزارها با توجه به نیازها و گستردگی فعالیت سازمانها و شرکتها متفاوت است. تهیه نرم افزار حسابداری کمی مشکل است؛ ما در این گفتار برآنیم شما را با جنبههای گوناگون نرم افزارهای حسابداری آشنا کنیم تا راحتتر و سریعتر، اقدام به خرید مناسبترین نوع نرم افزار حسابداری کنید.
خرید نرم افزار حسابداری یکی از نیازهای ضروری هر سازمانی است. از آنجایی که امروزه انواع مختلف نرم افزارهای حسابداری روانه بازار شده است، بهتر است در گام نخست باید با نوع نیاز خود و کارآیی که این نوع نرم افزارها دارند، آشنا شوید. در وهله بعدی اقدام به برگزیدن بهترین نوع نرم افزار متناسب با نیازهای خود کنید. در ادامه ویژگیها و اطلاعاتی را که باید قبل از خرید نرم افزار به آنها توجه کنید، در اختیار شما قرار میدهیم.
نرم افزارهای حسابداری از یکسری امکانات خاص و زیرسیستمها بهره‌مند هستند. این زیرسیستمها شامل انبارداری، خرید و فروش، چک، بانک و خزانه‌داری، حقوق و دستمزد، مدیریت ارتباط با مشتری، دبیرخانه و اتوماسیون اداری و غیره است. برای خرید نرم افزار حسابداری باید زیرسیستمهای مورد نیاز خود را بشناسید. برای نمونه حوزه حسابداری مالی به بررسی موارد زیر می‌پردازد: o ثبت سند حسابداری؛ o گزارش تراز مالی؛ o دفترنویسی مالیاتی؛ o نرم افزار انبار؛ o خرید و فروش؛ o ثبت رسید؛ o حواله ورود و خروج کالا از انبار؛ o محاسبه قیمت تمام شده؛ o ثبت فاکتور خرید و فروش؛ o نرم افزار حقوق و دستمزد برای ثبت کارکرد پرسنل؛ o تنظیم قرارداد، مشخصات و صدور فیش حقوقی؛ o ثبت چکها؛ o بررسی ورود و خروج پول به صندوق.
انتخاب بهترین نرم افزار مطابق با نیاز شما
امروزه با طیف گسترده‌ای از کسب‌و‌کارهای متفاوت روبرو هستیم. هر سازمان و کسب و کاری زیرسیستمهای مخصوص خود را دارد؛ آگاهی از این زیرسیستمها یکی از نکات حائز اهمیت است. شرکتهای تولیدکننده نرم افزار برای هر صنفی نرم افزار منحصر‌به‌فرد آنها را طراحی و تولید میکنند. برای نمونه رستورانها برای محاسبه امور حسابداری و مالی، نرم افزارهای مخصوص به خود را دارند؛ تعمیرگاههای خودرو، برای فروشگاه ها از نرم افزار حسابداری فروشگاهی و مشاغل دیگر هر کدام به نرم افزار خاصی برای امور حسابرسی احتیاج دارند.
چنانچه در هر کسب و کاری مشغول به فعالیت هستید، توصیه میکنیم قبل از خرید نرم افزار حسابداری، درباره نرم افزارهای مخصوص طراحی شده برای شغل خود اطلاعات کسب کنید.
با توجه به نوع نیاز خود، نرم افزار مناسب را برگزینید. اگر کسب و کار محدود و کوچکی دارید، لازم نیست نگران خرید نرم افزار حسابداری باشید! نرم افزار حسابداری مورد‌نظر شما بسیار مقرون به صرفه است و پاسخگوی نیازهای شماست. اگر خودتان صاحب کسب و کار هستید، کارمندی ندارید، گردش موجودی شما پایین است و مشتریهای اندکی دارید؛ نرم افزارهای پایه همچون نرم افزار حسابداری مالی گزینهای مطلوب پیشنهادی برای شماست. نرم افزار حسابداری مالی، تمامی نیازهای شما را در خصوص سیستم حسابداری برطرف میکند. همچنین امکان صدور فاکتور، پرداخت از طریق دستگاه پوز و سایر امکانات مشابه را به شما میدهد.
یکی از مواردی که در خرید نرم افزار حسابداری باید در نظر بگیرید، سادگی و راحتی کار با نرم افزار است. نرم افزارهای حسابداری با برخورداری از ویژگیهای ذیل، رابط کاربردی بسیار مطلوبی دارند: • بهره مندی از سبک طراحی متناسب با نرم افزار؛ • تعیین ابزارهای شاخص و پراهمیت؛ • دسترسی آسان به بخشهای پرکاربرد؛ • پرهیز از شلوغی به‌ویژه در اپلیکیشنهای موبایل؛ • آنالیز رفتار کاربران و بهبود UI در آپدیت های بعدی؛ • آنالیز رقبا و استفاده از سبکهای موفق. نرم افزارهای حسابداری با ویژگیهای مذکور، از بهترین نوع نرم افزار به شمار می‌آیند.
تعدادی از شرکتهای ارائه دهنده نرم افزار، نسخه پایه نرم افزار را با قیمتی اندک میفروشند و برای دیگر اموری نظیر نصب و راه اندازی، افزونههای ضروری نرم افزار، نگهداری سیستم و غیره هزینههای غیرمتعارف دریافت میکنند. قبل از خرید نرم افزار حسابداری این موارد را از پشتیبانی فروش جویا شوید و سپس نرم افزار مدنظر خود را انتخاب کنید.
اطلاعات هر شرکت، سازمان و هر کسب و کاری یکی از مهمترین عناصر تشکیل دهنده آن مجمع است. در این میان خوب است اقدام به خرید نرم افزار حسابداری کنید که اطلاعات را به بهترین نحو تحلیل کند. تحلیل اطلاعات به مدیران و صاحبان کسب و کار، امکان تصمیم‌گیری دقیقتر و آگاهانهتر را میدهد. طی تحقیقات انجام شده، بیشتر از 70 % کسب و کارها در دوسال آغازین، به دلیل عدم دسترسی به اطلاعات و تحلیلهای صحیح آنها ورشکست شده‌اند؛ از این رو خرید نرم افزار حسابداری که در تحلیل و پردازش دادهها به شما کمک کند، امری ضروری تلقی میشود.
چنانچه رونق و رشد کسب وکار شما برایتان حائز اهمیت است، بهتر است اقدام به خرید نرم افزار حسابداری کنید که امکان ارائه گزارشهای سازمان شما را داشته باشد. نرم افزار حسابداری و مالی، نرم افزار حسابداری پیشرفته، نرم افزار حسابداری تولیدی، نرم افزار حسابداری تولیدی و غیره گزارشهای دقیقی را به شما ارائه میدهند.
عملکرد نرم افزارهای حسابداری تنها به ثبت امور مالی محدود نمیشود. این نرم افزارها فعالیتهای متفاوتی از قبیل کنترل عملیات چک، کنترل حساب‌های بانکی، انبارداری، مدیریت فروش، خرید از تامین کنندگان، محاسبه دستمزد کارمندان و غیره را دارند. نرم افزار حسابداری اطلاعات کسب شده از فعالیتهای مذکور را در نهایت در قالب اطلاعات مالی سازمان تنظیم میکند. برای خرید نرم افزار حسابداری به یکپارچه بودن آن توجه کنید. نرم افزارهای حسابداری با ویژگی یکپارچگی، اطلاعات را به‌صورت منسجم دسته‌بندی و ثبت میکنند. این ویژگی باعث میشود که دوباره‌کاری پیش نیاید و اطلاعات به شکلی سازمان یافته در دسترس شما قرار گیرند.
از مهمترین اطلاعات هر سازمان و مجموعهای، اطلاعات بخش مالی آن است. چنانچه اطلاعات مالی ثبت نشوند یا مورد سوءاستفاده قرار گیرند، ضررهای جبران‌ناپذیری به مجموعه وارد خواهد شد. نرم افزارهای حسابداری زیر همگی از حساسیت ویژه‌ای نسبت به امنیت اطلاعات بهره‌مند شده‌اند. این نرم افزارها عبارت‌اند از: • نرم افزار حسابداری و مالی؛ • نرم افزار حسابداری آنلاین؛ • نرم افزار حسابداری شرکتی؛ • نرم افزار حسابداری فروشگاهی؛ • نرم افزار حسابداری تولیدی؛ • نرم افزار حسابداری پیشرفته.
امروزه شیوه سنتی حسابداری جای خود را به حسابداری سیستمی داده است. شیوه سنتی حسابداری روشی زمان‌بر و پر‌خطا بود و امروزه دیگر کاربردی در سازمانها و مراکز بزرگتر ندارد؛ بنابراین سازمانها، ادارات و غیره درصدد خرید نرم افزار حسابداری برآمده‌اند. در این نوشتار قبل از خرید نرم افزارهای حسابداری به ویژگیهای مهم آن پرداختیم. در ابتدا باید طبق نیاز و حرفه خود نرم افزار را انتخاب کنید؛ چرا که امروزه برای انواع کسب و کارها نرم افزارهای گوناگونی طراحی شده‌اند.
با آگاهی از زیرسیستمهای سازمان و شرکت خود، امکان خرید نرم افزار حسابداری کارآمدتر برای شما میسر میشود. یکی دیگر از ویژگیهایی که قبل از خرید نرم افزار باید مطمح نظر قرار دهید، توسعه‌پذیری نرم افزار است. لازم است ذکر شود که نرم افزارهای حسابداری کارآمد، با تحلیل دقیق و صحیح اطلاعات، موجب پیشرفت کسب و کار شما میشوند؛ لذا نرم افزاری را انتخاب کنید که قابلیت تحلیل اطلاعات سازمان شما را داشته باشد.
