نرم افزار مدیریت پروژه، چگونه بهره وری تیم را افزایش میدهد؟

نرم افزار مدیریت پروژه با برخورداری از کاربردهای ویژه، باعث افزایش بهره‌وری پروژه میشود. در این مقاله بر آنیم کاربردها و نحوه استفاده از این نرم افزار بیان کنیم. این نرم افزار مزایای زیادی برای شرکتها، سازمانها و غیره دارد؛ از این رو توجه افراد زیادی را به خود جلب کرده است. از جمله مزایای این برنامه باید به صرفه‌‌جویی در زمان، به حداقل رساندن اشتباهات، بازدهی بهتر، مدیریت آسان و مدیریت زمان اشاره کرد. این نرم افزار از خصوصیات ویژه‌ای برخوردار است که آن را از سایر نرم افزارها متمایز میکند. در این نرم افزار برای شما دسترسیهای مختلفی وجود دارد؛ امکاناتی از قبیل ایجاد چند پروژه به صورت همزمان، اختصاص وظایف مجزا به هریک از اعضای تیم، تعیین تاریخ مدنظر برای آغاز و پایان پروژه، ارسال فاکتور و مروری بر وظایف صورت گرفته از جمله این خصوصیات هستند. در ادامه تمامی موارد مربوط به این برنامه را بررسی خواهیم کرد. .

صرفه جویی در زمان با نرم افزار های مالی

در بسیاری از مواقع که پروژهها به زمان حساس هستند، نرم‌افزار مدیریت پروژه با برخورداری از خصوصیت مدیریت زمان، امکان سر وقت انجام دادن کارها را به شما میدهد. این برنامه این فرصت را به تمامی اعضا میدهد تا از مهلت مقرر معین شده برای انجام دادن کارها آگاهی داشته باشند نرم افزار حسابداری جمع کار مدیریت حسابداری شرکت شما رو خیلی آسون تر میکنه چون بصورت آنلاین هست و همیشه دسترسی دارید به نرم افزار حسابداری شرکت و تمامی امور مالی تان پیش روی شما هست. همچنین در این برنامه اعضاء تیم به راحتی امکان ارتباط برقرار کردن با یکدیگر را دارند. از دیگر ویژگیهایی که باید به پرداخت، صورتحسابها و دریافت فاکتور است. این برنامه باعث میشود که جریان کاری شما بسیار منظم پیش رود و تمامی مشکلات را در کمترین زمان رفع کند

کمترین خطا

بدیهی است زمانی که تیمهای بزرگ درگیر یک پروژه میشوند، کنترل مسئولیت به یکی از معضلات اساسی تبدیل میشود. این امر منجر به بروز مشکلاتی در فرآیند کار میشود. با به‌کارگیری نرم افزار مدیریت پروژه، فرصت مدیریت تقسیم وظایف برای شما میسر است. به موجب استفاده از این نرم‌افزار، به سهولت امکان برنامه‌ریزی و اختصاص حجم کارها بین اعضای پروژه شما وجود دارد؛ درنتیجه استفاده از این نرم افزار تمامی امور شما به بهترین نحو انجام میگیرند.

افزایش بهره‌وری تیم

نرم افزارهای مدیریت پروژه به همه اعضای تیم این امکان را میدهند تا با یک نگاه دریابند که چه پروژههایی انجام شده و چه پروژههایی نیاز به بررسی مجدد دارد. این نرم افزار باعث افزایش همکاری و هماهنگی اعضا شده و به مدیر تیم این امکان را میدهد تا به بهترین نحو پروژهها را تحت کنترل داشته باشد. یکی دیگر از خصوصیات این برنامه، تقسیم کردن پروژهها به طور مساوی بین اعضا‌ست؛ از این رو به‌راحتی میفهمید که کدام‌یک از اعضا از سایر اعضا عقب تر است و چه کسی از سایر اعضا جلوتر است. به طور کلی استفاده از این برنامه باعث افزایش بهره‌وری تیم شده و به موجب ایجاد نظم و سازمان‌دهی دقیق، تداوم در بهترین نوع عملکرد اعضا را در پی دارد.

مزایای اصلی نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

در این بخش به بررسی ویژگیهای مثبت استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه میپردازیم.

وضعیت پروژهها

امکان بررسی وضعیت کارها و پروژهها برای تمامی اعضای تیم به‌راحتی میسر است. به سبب این ویژگی افرادی که بهتر از سایرین فعالیت میکنند، مشخص میشوند و همین امر نیز باعث ترغیب دیگر اعضای پروژه برای عملکرد بهتر میشود.

همه در یک مکان

یکی از جالب توجه‌ترین خصوصیات نرم افزار مدیریت پروژه، نگهداری تمامی پروژهها در یک محیط در کنار هم است؛ بنابراین چیزی از قلم نمیافتد و تمامی پروژهها به‌سادگی اولویت‌بندی میشوند.

اصلاحات

وقتی کارهای جدید به یکی از اعضای تیم اختصاص مییابد، اعضا بلافاصله امکان مشاهده پروژهها را دارند. در برخی موارد که پروژهها نیاز به بازبینی دارند نیز، سرپرست این موارد را در این برنامه به اعضا اعلام میکند و اعضا نیز موارد مشخص شده را اصلاح میکنند.

اصلاحات

امنیت

نرم افزار مدیریت پروژه به‌نحوی طراحی شده که دادههای حساس را به طور ایمن ذخیره میکند؛ لذا امکان سوءاستفاده از دادههای پروژه شما وجود ندارد.

ردیابی زمان

از آنجایی که برنامه مدیریت پروژه تمامی زمانهای لازم را برای امور بررسی میکند، در نتیجه این فرصت را دارید که به طور دقیق به بررسی مدت زمان صرف شده برای تمامی کارهای همه افراد بپردازید.

مدیریت آسان

کارآیی مدیر پروژه با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه بیشتر میشود. همچنین اهداف استراتژیک مجموعه به غایت نهایی خود می‌رسند. با استفاده از این نرم افزار مدیر مجموعه دیگر نیازی به جست‌و‌جو و صرف زمان زیاد برای بررسی کارهای اعضا ندارد، زیرا همیشه تنها با یک نگاه امکان بررسی پیشرفت هر یک از اعضای تیم را دارد.

خصوصیات ویژه

نرم افزار مدیریت پروژه راه‌حل‌های حسابداری متناسب با نیازهای فردی کسب و کار خود را به اعضا ارائه میدهد. با استفاده از این برنامه، بدون دردسر تمام پروژهها و کارهای تیمی خود را در یک مکان دنبال کنید. از دیگر خصوصیات حائز اهمیت برنامه مدیریت پروژه باید موارد زیر را مدنظر قرار دهیم: • چندین پروژه همزمان ایجاد کنید؛ • وظایف درونی پروژهها را به تک تک اعضای تیم اختصاص دهید؛ • تاریخ شروع و پایان پروژهها و کارها را تعیین کنید؛ • از عملکرد تایمر برای پیگیری مدت زمان طولانی شدن هر کار استفاده کنید؛ • به طور خودکار صفحههای زمانی ایجاد کنید؛ • برای انجام کار فاکتور ارسال کنید؛ • مروری بر تمام فعالیتهای به‌موقع انجام‌شده و کارهای باقی مانده داشته باشید؛ • بررسی تمامی فعالیتهای انجام شده به ترتیب و تاریخ؛ • پیگیری تمامی معاملات مربوط به یک پروژه، فاکتورها، صورتحسابها، درآمدها و پرداختها؛ • نمایش نمودارهایی که نشان‌دهنده سود پروژه است؛ • گفتگو و مباحثه بین تمامی اعضای تیم.

نحوه عملکرد برنامه مدیریت پروژه

این برنامه به عنوان یک برگه اضافی در منوی اصلی سمت چپ ظاهر میشود. پس از باز شدن آن، تنها با کلیک کردن روی دکمه سبز + پروژه جدید، امکان افزودن پروژههای جدید برای شما وجود دارد. در این بخش پروژه خود را نام‌گذاری کنید. لازم است ذکر شود که نرم افزار مدیریت پروژه ‌دسترسیهای دیگری از قبیل موارد زیر را نیز به شما میدهد: درج کردن اطلاعات پروژه، تعیین تاریخ شروع و مدت زمان مشخص شده برای تحویل پروژه، افزودن نام اعضای تیم و همچنین امکان بررسی پارامترهای صورتحساب. زمانی که به صفحه اصلی پروژهها برگردید، متوجه میشوید که پروژه جدید شما جعبه مخصوص خود را دارد. در این جعبه با موارد ذیل روبرو خواهید شد: • نام پروژه؛ • وضعیت پروژه؛ • جزئیات تخصیص شده به پروژه؛ • صورتحسابها و فاکتورهای مربوط به پروژه؛ • میزان پرداختهای انجام شده یا درآمد دریافتی؛ • چهار آیکون دایرهای به رنگهای قرمز، نارنجی، سبز و آبی؛ • اعضای تیم حاضر در پروژه. برای باز کردن پروژه تنها کافی است روی عنوان یا یکی از چهار نماد رنگی کلیک کنید. برای اصلاح جزئیات تیم، روی عضوی که میخواهید تغییر دهید، کلیک کنید. هنگامی که پروژه را باز میکنید، میتوانید وضعیت آن را در یک نگاه مشاهده کنید. همچنین فرصت بررسی مواردی از قبیل وظایف، برنامههای زمانی، فعالیتها، تراکنشها و بحثها برای شما وجود دارد.

وظایف

ضروریترین عملکرد نرم افزار مدیریت پروژه بخش وظایف است. در این بخش کارهای جدیدی ایجاد کنید و آنها را به اعضای تیم خود اختصاص دهید. پس از ایجاد پوشه، کارها در لیستی در صفحه کار ظاهر میشوند. این قسمت به اعضای تیم اجازه میدهد که روی وظایف محوله کلیک کرده و تاریخ شروع، پایان، وضعیت، اولویت و شرح را مشاهده کنند. وقتی اعضا قصد شروع کار را دارند، لازم است روی دکمه سبز شروع زمان کلیک کنند تا مدت زمانی را که برای تکمیل کار صرف میکنند، ثبت شود. همچنین زمانی که اعضا کار را به اتمام رساندند، باید تایمر را به همان روش متوقف کنند. با انتخاب سه نقطه در کنار صفحه نیز از صفحه وظیفه اصلی، با تایمر کار کنید.

برگه های زمانی

دکمه برگههای زمانی در منوی سرصفحه به شما این امکان را میدهد ببینید که یک عضو چه مدتی را برای انجام یک کار صرف کرده است. برای ویرایش یا حذف این اطلاعات، روی سه نقطه در بخش اقدامات کلیک کنید.

صورتحساب

هنگامی که یک کار یا کل پروژه کامل شده و آماده فاکتور شد، دکمه سبز رنگ فاکتور را در سمت راست بالای صفحه اصلی پروژه انتخاب کنید. با کلیک روی این دکمه یک پنجره ظاهر میشود. در حقیقت این بخش به اطلاعات فاکتور پروژه شما میپردازد. در این بخش امکان برگزیدن نحوه انجام فاکتور برای کارهای منفرد، بر اساس برگه زمان یا ترکیبی وجود دارد.

ویژگیهای بیشتر نرم افزار

از دیگر مزایای نرم افزار مدیریت پروژه لازم است به دکمه فعالیتها اشاره کرد. به موجب این گزینه امکان مشاهده تمامی فعالیتها به ترتیب تاریخ روی سیستم وجود دارد. دکمه تراکنشها تمام معاملات قابل اجرا برای پروژههای شما را نشان میدهد. دکمه بحث و گفت‌وگو نیز برای مراجعه به بخشی است که اعضای تیم به گفت‌و‌گو و اظهار‌نظر میپردازند. دکمه نقاط عطف نیز برای همکاری تیمها به موجب دستیابی به یک هدف مشترک عالی است. تنظیم نقاط عطف در طول پروژه به افزایش تمرکز تیم کمک کرده و هنگام رسیدن به نقطه عطف به عنوان پاداش عمل میکند.

سخن آخر

در این مقاله تمامی جنبههای مختلف نرم‌افزارهای مدیریت پروژه را مطمح نظر قرار دادیم. این نرم افزار با کارکردهای ویژه‌ای که دارد، یکی از بهترین نرم‌‌افزارهای مدیریت امور سازمانها و مجامع به شمار میآید. همچنین در این گفتار به بررسی موارد و گزینههای موجود در این برنامه پرداختیم. برای مثال با کلیک روی دکمه سبز + امکان اضافه کردن پروژه جدید برای شما فراهم میشود. در این بخش دسترسیهای متعددی از قبیل نام‌گذاری پروژه، مشاهده مسائل جزئی مربوطه، مشاهده انواع صورت حسابها و فاکتورها، بررسی تمامی پرداختها و مبالغ دریافتی و اعضای حاضر برای شما فراهم است. از جمله مزایای جالب توجه نرم افزار مدیریت پروژه، مشخص کردن شرح دقیق وظایف هر یک از اعضا، پیگیری کار اعضا با در نظر گرفتن مدت زمان دقیق انجام کار و راحت کارکردن با این نرم‌افزار است. این برنامه تمامی پروژهها را به ترتیب بازه زمانی دسته‌بندی کرده، تمامی معاملات انجام شده در پروژه از قبیل فاکتورها، صورتحسابها، درآمدها و پرداختها را بررسی میکند. این برنامه با نمایش دادن نمودارها تمامی بخشهای پروژه را با جلوه بصری ویژه‌ای در معرض دید شما قرار میدهد. منبع: akaunting.com

این صفحه را به اشتراک بگذارید

                                                                                                 

                                                                  linkedin                    twitter                 telegram

پیشنهاد میکنیم این مقالات رو بخوانید:

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست